別再浪費時間開會了！４大原則快速溝通 - 張惠妹 A-Mei

眾所矚目的第26屆金曲獎，已在6/27夜晚順利落幕，但從觀眾、歌手到媒體，依舊對這場
星光熠熠的音樂圈盛事印象深刻，無庸置疑，連任25、26兩屆金曲獎總監製的源活娛樂總
經理陳鎮川，是最大的幕後功臣。

面對各種好評，陳鎮川自己怎麼看？這位擁有CEO、作詞人、製作人、張惠妹經紀人等多
重身分的娛樂圈才子，給了個另類答案：「目前為止，我聽到讓我覺得最舒服的稱讚，是
來自一位工作人員。他說，『金曲獎每次開會都在十幾分鐘內，大家嘻嘻哈哈的就結束了
！』」說到這裡，素來謙虛的陳鎮川也露出一抹難得的驕傲：「能讓工作人員也這麼想，
我覺得非常開心。」

聽到這裡，《Cheers》雜誌記者捕捉到了一個關鍵字──「十幾分鐘內的會議」！在職場
內，冗長、沉悶、缺乏重點的會議，幾乎是上班族的共同惡夢。而細數金曲頒獎典禮，從
場地、工作人員、藝人、電視台到政府單位，牽涉大量不同立場、不同利益的人與事，每
次開會，居然只需要十幾分鐘？這中間，究竟有哪些不為人知的技巧或心法？

「在我看來，不浪費任何開會時間，正是把事情做好的基礎，」帶著笑容，陳鎮川娓娓道
來自己的體會。

＊會要開，但時間不要浪費

老實說，我一直都是個開會效率很不錯的人。

在娛樂圈工作30幾年，無論是外部合作、跟主管開會、或是我自己向團隊召開會議，都不
會花太多時間。原因在於，我覺得大家的工作時間已經普遍很長，開會就是把重要資訊傳
達清楚即可。硬是把所有人關在一起，聽那些「和他無關的事」，對工作成果一點幫助都
沒有。

除此之外，如果要在會議中報告，我會要求自己，內容要「清楚到別人都不需要發問」才
算合格。包括到文化部開金曲獎的會議，我也幾乎都是最早被允許先行離開、回去工作的
人。所以，我也常這樣要求我的團隊──只要人人都多花點心思、對自己負責的部分有把
握，會議進展速度就會大幅提升。不浪費彼此的開會時間，是把事情做好的基礎。

＊精準開會的4大原則

2003年創立源活娛樂以來，從S.H.E、張惠妹、王力宏到江蕙，我舉辦過的演唱會大大小
小、合計起來超過上百場。而無論小型演出、巡迴演唱會或金曲獎，我召開的工作會議，
幾乎每次都是10幾分鐘就結束，最多不超過20分鐘。也許有人會好奇：「這麼短的時間內
，真能和上百名工作人員溝通所有重點嗎？」但在我看來，只要抓到以下4個大原則，開
會就能兼顧「快速」和「重點」。

1. 了解今天的開會對象是誰：

身為專案負責人，你眼前看見的是事件全貌、腦袋裡有的的是各單位/部門各自的分工內
容，此時務必謹記一個原則──你要負責「化繁為簡」。你才是需要知道完整情況的人，
其他與會者只要各取所需，清楚和自己有關的事就好了。

以金曲獎來說，依據每場會議的性質不同，我需要分別向業務單位、政府單位、電視台、
媒體記者等不同的「與會者」報告。他們要聽的重點不一樣，就不用跟他們說太多無關緊
要的事。

例如向消警人員匯報時，我就講安全、消防相關的事情就好，何必告訴他們舞群要穿什麼
衣服？和政府單位討論舞台預算，那就集中火力，強調舞台的主視覺和整體效果即可，何
必告訴他們我敲到了陳奕迅的通告？

這麼做，不代表沒講到的事情不重要，而是其他事情，你眼前的人並不關心。所以如何化
繁為簡、直接告訴大家「他們需要的資訊」，是最重要的第一步。

2. 3分鐘內就要講到重點：

最可怕的開會情況，就是台上的人說話漫無目的，台下的人昏昏欲睡、各自開始滑手機。
為避免這種情況發生，我要求自己3分鐘內就要講到重點，這大概是一個人集中注意力的
平均上限。

如果超過3分鐘還無法講清楚，對方的注意力就會跑掉，這是最可惜的事，可能5分鐘後就
有個和他密切相關的重要資訊出現，而他卻因為注意力渙散、一不小心就錯過了。

3.「罵人」沒有錯，但要小心拿捏分寸：

開會是集體溝通的場合，難免也會遇到發生疏失、進度落後等需要「究責」的狀況。偶爾
團隊中有人螺絲鬆了，可以適時唸個兩句，但這種公開場合的罵人就更需要拿捏分寸，一
定要罵對人、罵對時、罵對事。

以金曲獎為例，當我們排練到某一個節目時，突然發現該節目的舞台還沒架好，根本沒辦
法演出。當下，來告知這項壞消息的是節目流程負責人，乍看似乎是他的錯，但舞台沒搭
好，他再急又能怎麼辦？再來，追究到架設舞台的木工師傅，他可能已經熬了3天的夜，
在人力或設備不足的狀態下拼命趕工，這一罵下去，對團隊士氣又會造成多大的影響？

這就是在開會中「究責」的難處，一舉一動都會影響在場所有人的工作情緒。除非是非常
嚴重、甚至帶點「殺雞儆猴」意味的特殊狀況，否則在我看來，還是建議私下解決，留給
大家一點餘地。那種在開會中罵完人的尷尬，往往得在事後花上好幾倍的心力去彌補。

4.「輕鬆」最重要！開會氣氛越好，士氣就越高漲：

一個會議氣氛輕鬆，大家才敢放心說話、提出五花八門的建議，結束之後，所有人更會興
高采烈、蓄勢待發的準備去完成交辦任務。

相反的，如果一個會議繼拘謹又嚴肅，主管還在最後語帶威脅、甚至口出惡言，不僅影響
與會者接下來的工作情緒，團隊氣氛反而還比開會前更糟糕。這不是造成反效果嗎？

對我而言，保持輕鬆愉快的開會氣氛，是最重要的原則。適時開開玩笑，溫和地報告最近
進度，也稱讚一下大家近日的表現，會讓團隊士氣高漲、做得更加來勁。儘管我做的是娛
樂產業，但我相信「情緒影響成效」是不變的道理──一個人工作時的心情越好，他的作
品就會越好
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